Pagamenti, scattano le nuove regole: obbligo bonifici, carte e assegni per tutte queste spese

Nuove regole dal 2025 impongono l’uso di strumenti elettronici, rafforzando i controlli fiscali. Cosa c’è da sapere

Importanti novità per i liberi professionisti e i lavoratori autonomi a seguito dell’entrata in vigore del Decreto Legge n. 84/2025, che introduce obblighi più stringenti in materia di tracciabilità dei pagamenti relativi ad alcune categorie di spesa.

Il legislatore definisce il pagamento tracciabile come qualsiasi transazione effettuata tramite bonifico bancario o postale, o tramite sistemi di pagamento elettronici riconosciuti dall’articolo 23 del Decreto Legislativo n. 241/1997, includendo carte di debito, credito, prepagate e assegni bancari o circolari. Al contrario, il pagamento in contanti è considerato non tracciabile e, pertanto, non conforme alle nuove disposizioni per la deducibilità dei costi.

Obbligo di pagamenti tracciabili per spese sostenute da professionisti e autonomi

Le nuove norme, applicabili dal periodo d’imposta 2025, modificano in modo significativo le modalità di gestione contabile e fiscale di spese quali vitto, alloggio, viaggio, trasporto e rappresentanza, con particolare riferimento alla deducibilità fiscale e alla formazione del reddito imponibile.

Per i professionisti, il Decreto Legge n. 84/2025 specifica che i rimborsi spese sostenuti nel corso di un incarico e addebitati analiticamente al committente devono essere effettuati attraverso mezzi di pagamento tracciabili per non concorrere alla formazione del reddito imponibile. In caso contrario, il rimborso sarà considerato reddito e quindi tassabile. Questa regola si applica esclusivamente alle spese sostenute in Italia; per le spese effettuate all’estero, il vincolo della tracciabilità non è previsto, e i rimborsi restano esclusi dal reddito.

È fondamentale distinguere due categorie di spese per i professionisti:

• Spese anticipate per nome e conto del cliente, come viaggi, vitto e alloggio direttamente legati all’esecuzione dell’incarico affidato. Tali spese, se documentate e rimborsate analiticamente, non concorrono alla formazione del reddito imponibile, a condizione che il pagamento sia tracciabile.
• Spese sostenute per il normale svolgimento dell’attività professionale, che includono costi non rimborsati ma deducibili solo se pagati con mezzi tracciabili, in particolare per quelle sostenute in Italia.

Le spese di rappresentanza, che comprendono costi per attività promozionali, viaggi turistici legati all’attività professionale, ricevimenti e feste, sono deducibili fino a un massimo dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta. Il Decreto richiede che tutte queste spese siano sostenute con mezzi di pagamento tracciabili, senza distinzione geografica, a partire dal 18 giugno 2025.

La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un obbligo di pagamento tracciabile per la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, sia per i professionisti che per i dipendenti. Nel dettaglio:

• I rimborsi spese per trasferte dei dipendenti (inclusi vitto, alloggio, viaggio e trasporto in taxi o con noleggio con conducente) devono essere saldati con mezzi tracciabili per non essere tassati come reddito in capo al lavoratore.
• Per quanto riguarda i professionisti, le spese sostenute nel corso dell’attività e riaddebitate al committente devono essere pagate con strumenti tracciabili per mantenere la deducibilità.

Sono esclusi dall’obbligo i mezzi di trasporto pubblico di linea come autobus e treni. Per garantire la conformità, si suggerisce alle imprese e ai professionisti di valutare l’uso di carte prepagate per i propri dipendenti.

I professionisti possono utilizzare i buoni pasto come strumento per le spese di vitto. La fattura emessa dall’azienda che eroga i ticket è deducibile per il 75% del valore, nel rispetto del limite del 2% dei compensi annui. L’IVA presente su tali fatture è completamente detraibile. Questa modalità si equipara, dal punto di vista fiscale, alle spese di vitto o alloggio documentate tramite fatture intestate al professionista.